Aidox eOffice

Aidox eOffice, Hệ thống văn phòng điện tử

Aidox eOffice là phần mềm văn phòng điện tử phục vụ quản lý văn bản và điều hành cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Hệ thống gom văn bản đến, văn bản đi, công việc, lịch họp, tin tức nội bộ, báo cáo và tiện ích nhân sự về một nền tảng duy nhất, có ký số và nhật ký đầy đủ ở mọi bước. Lãnh đạo phê duyệt trên điện thoại, nhân viên xử lý công việc tập trung, đơn vị bớt phụ thuộc vào nhiều phần mềm rời rạc.

Đăng ký Demo Xem 6 module

0 module

Module trong một nền tảng

0+

Tính năng nghiệp vụ

0 phút

Lãnh đạo duyệt văn bản

0%

Mobile-first, on-premise

Ba module nghiệp vụ trọng tâm

Aidox eOffice gồm những module nào?

MODULE 1 / 6

Quản lý văn bản đến, đi, nội bộ

Văn bản đến từ bộ phận văn thư được số hóa, phân loại và phân tuyến đến phòng ban liên quan. Văn bản đi soạn thảo từ thư viện mẫu, ký số đa phương thức và phát hành trên nhiều kênh. Văn bản nội bộ luân chuyển theo quy trình cấu hình sẵn, toàn bộ lịch sử xử lý được ghi nhận đầy đủ.

Phân loại và phân tuyến văn bản tự động
Quản lý sổ văn bản, cấp số, danh mục
Đo lường thời gian xử lý đúng hạn / trễ hạn
Tích hợp ký số đa phương thức: CA mềm, Token, ký số tập trung
Liên thông văn bản giữa các đơn vị thành viên

MODULE 2 / 6

Công việc đa cấp, đa nguồn, đa view

Công việc cá nhân, công việc dự án, công việc phát sinh từ văn bản, kết luận cuộc họp hoặc chỉ đạo của ban lãnh đạo đều được tập hợp vào cùng giao diện. Người dùng lựa chọn hiển thị theo Gantt, Kanban, Calendar hoặc List, phân công nhiều cấp và theo dõi tiến độ từ ban điều hành xuống nhân viên thực hiện.

Công việc dự án với Gantt, Kanban, Calendar
Công việc đa cấp từ chủ tịch đến nhân viên
Công việc tự động từ văn bản và kết luận họp
Workflow builder visual cho quy trình riêng
Tích hợp Outlook, Google Calendar

MODULE 3 / 6

Lịch họp, phòng họp, biên bản, tự động hóa hoàn toàn

Phòng họp được đặt lịch với cảnh báo trùng giờ, sơ đồ chỗ ngồi và danh sách người tham gia cấu hình sẵn. Trong phiên họp, hệ thống hỗ trợ điểm danh, biểu quyết và đăng ký phát biểu trên màn hình điều hành. Phần kết luận được ghi âm, chuyển thành biên bản và giao việc tự động đến các bên liên quan.

Lịch họp tuần, tháng, ngày, đồng bộ với lịch công tác
Đặt phòng họp với cảnh báo trùng lịch + sơ đồ chỗ ngồi
Điểm danh, biểu quyết, đăng ký phát biểu realtime
Ghi âm kết luận, AI chuyển thành biên bản
Tích hợp link họp trực tuyến (Zoom, Teams)

3 module hỗ trợ

Ba module hỗ trợ còn lại làm những việc gì?

04

Tin tức nội bộ

Trình soạn thảo rich-text với phê duyệt theo quy trình và cá nhân hóa nội dung cho từng phòng ban. Mạng xã hội doanh nghiệp tích hợp các tương tác cơ bản: yêu thích, bình luận và chia sẻ.

Editor không giới hạn dung lượng ảnh
Quy trình phê duyệt theo chủ đề
Like, bình luận, thống kê người đọc

05

Báo cáo & Thống kê

Kết nối với DataLake doanh nghiệp để xuất báo cáo giao ban và tổng hợp tiến độ văn bản, công việc. Biểu đồ thống kê có thể tùy chỉnh theo phòng ban, dự án hoặc cá nhân.

Tích hợp DataLake doanh nghiệp
Báo cáo theo phòng ban, dự án, cá nhân
Tùy chỉnh biểu đồ theo nhu cầu

06

Tiện ích nhân sự

Các tiện ích nghiệp vụ thường dùng: đăng ký lịch công tác, nghỉ phép, đặt xe, danh bạ và chấm công. Hệ thống tích hợp với Active Directory và phần mềm nhân sự sẵn có của doanh nghiệp.

Lịch công tác, nghỉ phép online
Đặt xe, quản lý xe và tài xế
Danh bạ tích hợp AD và HR

Tính năng

Aidox eOffice có những tính năng chính nào?

Sáu module ở trên gộp lại thành các nhóm tính năng sau, tất cả dùng chung một cây tổ chức và một hệ phân quyền.

Nhóm tính năng	Aidox eOffice làm được gì
Quản lý văn bản và điều hành	Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và lưu trữ. Cấp số tự động, phân luồng xử lý, theo dõi hạn và nhắc việc tới từng người.
Luồng phê duyệt	Mô phỏng cây tổ chức từ ba tới năm cấp, phân quyền chi tiết theo vai trò, ủy quyền khi lãnh đạo đi vắng.
Ký số	Ký bằng USB Token hoặc ký tập trung qua HSM, ký hàng loạt, kiểm tra hiệu lực chữ ký trên văn bản nhận về.
Quản lý công việc	Giao việc từ văn bản hoặc từ cuộc họp, theo dõi tiến độ, báo cáo khối lượng theo phòng ban và theo cá nhân.
Lịch họp và biên bản	Đăng ký phòng họp, gửi giấy mời, đính kèm tài liệu, ghi biên bản và chuyển kết luận thành việc cần làm.
Tin tức và báo cáo	Bảng tin nội bộ, thông báo tới từng nhóm, báo cáo giao ban và biểu đồ thống kê theo phòng ban, dự án, cá nhân.
Tiện ích nhân sự	Đăng ký lịch công tác, nghỉ phép, đặt xe, danh bạ và chấm công, đồng bộ tài khoản với Active Directory.
Truy cập và triển khai	Dùng trên trình duyệt và trên ứng dụng di động, cài đặt trên máy chủ nội bộ, chạy được trong mạng tách biệt internet.

Tích hợp

Aidox eOffice kết nối với hệ thống sẵn có ra sao?

Aidox Corpus

Microsoft 365

Google Workspace

Active Directory

LDAP

HSM

Token CA

DataLake

REST API

Aidox eOffice là phần mềm gì?

Aidox eOffice là phần mềm văn phòng điện tử phục vụ quản lý văn bản và điều hành. Hệ thống gộp văn bản đến, văn bản đi, công việc, lịch họp, tin tức, báo cáo và tiện ích nhân sự vào một nền tảng, thay cho việc mỗi nghiệp vụ dùng một phần mềm riêng.

Aidox eOffice có ký số được không?

Có. Hệ thống hỗ trợ ký bằng USB Token của các nhà cung cấp chứng thư số trong nước và ký tập trung qua HSM cho đơn vị có lượng văn bản lớn. Văn bản nhận từ bên ngoài được kiểm tra hiệu lực chữ ký ngay khi vào hệ thống.

Lãnh đạo có duyệt văn bản trên điện thoại được không?

Được. Aidox eOffice thiết kế theo hướng ưu tiên thiết bị di động, lãnh đạo xem văn bản, ghi ý kiến, ký và ban hành ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng, không cần mở máy tính.

Hệ thống mô phỏng được cơ cấu tổ chức nhiều cấp không?

Hệ thống mô phỏng cây tổ chức từ ba tới năm cấp, gồm tổng công ty, công ty thành viên, khối, phòng và tổ. Quyền xử lý văn bản, quyền xem và quyền ký gắn theo vị trí trong cây đó, nên chuyển người là quyền đi theo vị trí chứ không phải cấu hình lại từ đầu.

Aidox eOffice có chạy trên máy chủ nội bộ không?

Có. Toàn bộ hệ thống cài trên hạ tầng của đơn vị, kể cả mạng không kết nối internet. Đây là hình thức triển khai mặc định cho khách hàng khối ngân hàng và khu vực công.

Triển khai Aidox eOffice mất bao lâu?

Một đơn vị quy mô vừa thường chạy chính thức sau khoảng bốn tới sáu tuần, gồm khảo sát quy trình văn bản, dựng cây tổ chức và ma trận quyền, chuyển dữ liệu văn bản cũ, đào tạo rồi nghiệm thu. Đơn vị nhiều cấp và nhiều công ty thành viên thì tính theo từng đợt.

Demo Aidox eOffice trên quy trình thực của bạn

Cung cấp một quy trình duyệt văn bản, công việc hoặc lịch họp thực tế của doanh nghiệp. Chuyên gia Aidox sẽ cấu hình và demo trực tiếp trong buổi làm việc 30 phút.

Đăng ký Demo Liên hệ tư vấn