Aidox eOffice

Aidox eOffice, phần mềm văn phòng điện tử

Aidox eOffice là phần mềm văn phòng điện tử phục vụ quản lý văn bản và điều hành cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Hệ thống tập hợp văn bản đến, văn bản đi, công việc, lịch họp, tin tức nội bộ, báo cáo và tiện ích nhân sự trên một nền tảng, có ký số và lưu vết đầy đủ ở mọi bước. Lãnh đạo phê duyệt trên điện thoại, nhân viên xử lý công việc tập trung, đơn vị không phải dùng nhiều phần mềm rời rạc.

Đăng ký chạy thử Xem 6 phân hệ

0 phân hệ

Phân hệ trong một nền tảng

0+

Tính năng nghiệp vụ

0 phút

Lãnh đạo duyệt văn bản

0%

Ưu tiên di động, cài đặt tại chỗ

Ba phân hệ nghiệp vụ chính

Aidox eOffice gồm những phân hệ nào?

PHÂN HỆ 1 / 6

Quản lý văn bản đến, đi, nội bộ

Văn bản đến từ bộ phận văn thư được số hóa, phân loại và chuyển đến phòng ban xử lý. Văn bản đi được soạn thảo từ thư viện mẫu, ký số theo nhiều hình thức và phát hành trên nhiều kênh. Văn bản nội bộ luân chuyển theo quy trình cấu hình sẵn; toàn bộ lịch sử xử lý được lưu vết.

Phân loại và chuyển xử lý văn bản tự động
Quản lý sổ văn bản, cấp số, danh mục
Thống kê thời gian xử lý đúng hạn, quá hạn
Ký số nhiều hình thức: chứng thư số mềm, USB token, ký số tập trung
Liên thông văn bản giữa các đơn vị thành viên

PHÂN HỆ 2 / 6

Công việc nhiều cấp, nhiều nguồn, nhiều cách hiển thị

Công việc cá nhân, công việc dự án, công việc phát sinh từ văn bản, kết luận cuộc họp hoặc chỉ đạo của lãnh đạo được tập hợp trên cùng một giao diện. Người dùng chọn hiển thị theo sơ đồ Gantt, bảng Kanban, lịch hoặc danh sách, phân công nhiều cấp và theo dõi tiến độ từ ban điều hành xuống nhân viên thực hiện.

Công việc dự án theo sơ đồ Gantt, bảng Kanban, lịch
Công việc đa cấp từ chủ tịch đến nhân viên
Công việc tự động từ văn bản và kết luận họp
Công cụ thiết kế quy trình bằng sơ đồ cho quy trình riêng
Tích hợp Outlook, Google Calendar

PHÂN HỆ 3 / 6

Lịch họp, phòng họp, biên bản, tự động toàn bộ

Phòng họp được đặt lịch với cảnh báo trùng giờ, sơ đồ chỗ ngồi và danh sách người tham dự cấu hình sẵn. Trong phiên họp, hệ thống hỗ trợ điểm danh, biểu quyết và đăng ký phát biểu trên màn hình điều hành. Phần kết luận được ghi âm, chuyển thành biên bản và tự động giao việc cho các bên liên quan.

Lịch họp tuần, tháng, ngày, đồng bộ với lịch công tác
Đặt phòng họp có cảnh báo trùng lịch và sơ đồ chỗ ngồi
Điểm danh, biểu quyết, đăng ký phát biểu theo thời gian thực
Ghi âm kết luận, AI chuyển thành biên bản
Tích hợp đường dẫn họp trực tuyến (Zoom, Teams)

3 phân hệ hỗ trợ

Ba phân hệ hỗ trợ còn lại làm những việc gì?

04

Tin tức nội bộ

Trình soạn thảo văn bản có định dạng, phê duyệt theo quy trình và cá nhân hóa nội dung cho từng phòng ban. Mạng xã hội nội bộ có các tương tác cơ bản: thích, bình luận và chia sẻ.

Trình soạn thảo không giới hạn dung lượng ảnh
Quy trình phê duyệt theo chủ đề
Thích, bình luận, thống kê người đọc

05

Báo cáo & Thống kê

Kết nối kho dữ liệu của doanh nghiệp để xuất báo cáo giao ban và tổng hợp tiến độ văn bản, công việc. Biểu đồ thống kê tùy chỉnh theo phòng ban, dự án hoặc cá nhân.

Tích hợp DataLake doanh nghiệp
Báo cáo theo phòng ban, dự án, cá nhân
Tùy chỉnh biểu đồ theo nhu cầu

06

Tiện ích nhân sự

Các tiện ích thường dùng gồm đăng ký lịch công tác, nghỉ phép, đặt xe, danh bạ và chấm công. Hệ thống tích hợp với Active Directory và phần mềm nhân sự sẵn có của doanh nghiệp.

Lịch công tác, nghỉ phép trực tuyến
Đặt xe, quản lý xe và tài xế
Danh bạ đồng bộ với Active Directory và phần mềm nhân sự

Tính năng

Aidox eOffice có những tính năng chính nào?

Sáu phân hệ trên hợp thành các nhóm tính năng sau, tất cả dùng chung một cơ cấu tổ chức và một hệ thống phân quyền.

Nhóm tính năng	Aidox eOffice làm được gì
Quản lý văn bản và điều hành	Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và lưu trữ. Cấp số tự động, phân luồng xử lý, theo dõi hạn và nhắc việc tới từng người.
Luồng phê duyệt	Mô hình hóa cơ cấu tổ chức từ ba đến năm cấp, phân quyền chi tiết theo vai trò, ủy quyền khi lãnh đạo đi vắng.
Ký số	Ký bằng USB token hoặc ký tập trung qua HSM, ký hàng loạt, kiểm tra hiệu lực chữ ký trên văn bản nhận về.
Quản lý công việc	Giao việc từ văn bản hoặc từ cuộc họp, theo dõi tiến độ, báo cáo khối lượng theo phòng ban và theo cá nhân.
Lịch họp và biên bản	Đăng ký phòng họp, gửi giấy mời, đính kèm tài liệu, ghi biên bản và chuyển kết luận thành việc cần làm.
Tin tức và báo cáo	Bảng tin nội bộ, thông báo tới từng nhóm, báo cáo giao ban và biểu đồ thống kê theo phòng ban, dự án, cá nhân.
Tiện ích nhân sự	Đăng ký lịch công tác, nghỉ phép, đặt xe, danh bạ và chấm công, đồng bộ tài khoản với Active Directory.
Truy cập và triển khai	Dùng trên trình duyệt và ứng dụng di động, cài đặt trên máy chủ nội bộ, hoạt động được trong mạng không kết nối Internet.

Tích hợp

Aidox eOffice kết nối với hệ thống sẵn có ra sao?

Aidox Corpus

Microsoft 365

Google Workspace

Active Directory

LDAP

HSM

Token CA

DataLake

REST API

Aidox eOffice là phần mềm gì?

Aidox eOffice là phần mềm văn phòng điện tử phục vụ quản lý văn bản và điều hành. Hệ thống tập hợp văn bản đến, văn bản đi, công việc, lịch họp, tin tức, báo cáo và tiện ích nhân sự trên một nền tảng, thay cho việc mỗi nghiệp vụ dùng một phần mềm riêng.

Aidox eOffice có ký số được không?

Có. Hệ thống hỗ trợ ký bằng USB token của các nhà cung cấp chứng thư số trong nước và ký tập trung qua HSM cho đơn vị có lượng văn bản lớn. Văn bản nhận từ bên ngoài được kiểm tra hiệu lực chữ ký ngay khi tiếp nhận.

Lãnh đạo có duyệt văn bản trên điện thoại được không?

Được. Aidox eOffice được thiết kế ưu tiên thiết bị di động; lãnh đạo xem văn bản, cho ý kiến, ký số và ban hành ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng, không cần mở máy tính.

Hệ thống mô phỏng được cơ cấu tổ chức nhiều cấp không?

Hệ thống mô hình hóa cơ cấu tổ chức từ ba đến năm cấp, gồm tổng công ty, công ty thành viên, khối, phòng và tổ. Quyền xử lý văn bản, quyền xem và quyền ký quy theo vị trí trong cơ cấu, nên khi điều động cán bộ, quyền đi theo vị trí mà không phải cấu hình lại.

Aidox eOffice có chạy trên máy chủ nội bộ không?

Có. Toàn bộ hệ thống cài đặt trên hạ tầng của đơn vị, kể cả mạng không kết nối Internet. Đây là hình thức triển khai mặc định cho khách hàng ngân hàng và cơ quan nhà nước.

Triển khai Aidox eOffice mất bao lâu?

Một đơn vị quy mô vừa thường vận hành chính thức sau bốn đến sáu tuần, gồm khảo sát quy trình văn bản, thiết lập cơ cấu tổ chức và ma trận phân quyền, chuyển dữ liệu văn bản cũ, đào tạo và nghiệm thu. Đơn vị nhiều cấp, nhiều công ty thành viên được triển khai theo từng đợt.

Đọc thêm Phần mềm quản lý văn bản theo Nghị định 30, đối chiếu từng điều trước khi chọn

Chạy thử Aidox eOffice trên quy trình thực của đơn vị

Đơn vị cung cấp một quy trình phê duyệt văn bản, công việc hoặc lịch họp thực tế; chuyên gia Aidox cấu hình và chạy thử trực tiếp trong buổi làm việc 30 phút.

Đăng ký chạy thử Liên hệ tư vấn