Aidox eMeeting, phần mềm họp không giấy
Aidox eMeeting là phần mềm phòng họp không giấy dành cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Hệ thống thay tập tài liệu in bằng bộ hồ sơ họp trên máy tính bảng, cho phép đại biểu đọc tài liệu, ghi chú riêng, biểu quyết và ký biên bản ngay trong phiên họp. Thư ký lập chương trình, phát tài liệu, chốt kết luận và ban hành biên bản trên cùng một màn hình.
Aidox eMeeting giải quyết vấn đề gì?
Chi phí thực của một cuộc họp nằm ở khâu chuẩn bị và khâu ra biên bản, không nằm ở thời gian họp.
In tài liệu tới sát giờ họp
Mỗi phiên họp in vài trăm trang cho hàng chục đại biểu; nội dung sửa sát giờ họp là phải in lại toàn bộ.
Tài liệu mật đi ra khỏi phòng
Tài liệu in đã phát thì không thu hồi được, cũng không biết bản nào đang ở đâu sau khi họp xong.
Biên bản ra chậm nhiều ngày
Thư ký ghi tay rồi gõ lại, gửi lấy ý kiến, chờ ký; kết luận chỉ đến tay người thực hiện sau vài ngày.
Aidox eMeeting có những tính năng chính nào?
Một phiên họp được xử lý trọn vẹn, từ giấy mời đến biên bản đã ký, trong cùng một hệ thống.
| Nhóm tính năng | Aidox eMeeting làm được gì |
|---|---|
| Chuẩn bị phiên họp | Lập chương trình họp theo từng nội dung, gửi giấy mời, phân vai chủ tọa, thư ký và đại biểu, theo dõi xác nhận tham dự. |
| Hồ sơ tài liệu | Đính tài liệu vào từng nội dung, luôn phát bản mới nhất, thu hồi quyền xem ngay khi phiên họp kết thúc. |
| Trên thiết bị của đại biểu | Đọc tài liệu, ghi chú riêng tư, đánh dấu trang, bật chế độ đồng bộ trang theo người đang trình bày. |
| Biểu quyết | Biểu quyết công khai hoặc kín theo từng nội dung, hiển thị kết quả tức thì và lưu vào biên bản. |
| Điểm danh và phát biểu | Điểm danh điện tử, đăng ký phát biểu theo thứ tự, hẹn giờ cho từng lượt phát biểu. |
| Biên bản họp | Soạn biên bản theo mẫu ngay trong phiên, chốt kết luận và việc cần làm, ký số rồi ban hành cho người liên quan. |
| Họp kết hợp | Đại biểu ở xa tham dự qua đường truyền trực tuyến, vẫn xem cùng bộ tài liệu và biểu quyết như người dự trực tiếp. |
| Bảo mật | Đánh dấu tài liệu mật, đóng dấu chìm theo tài khoản, nhật ký truy cập từng trang, cài đặt trên hạ tầng nội bộ. |
Aidox eMeeting phù hợp với đơn vị nào?
Đơn vị họp nhiều, hồ sơ họp dày và cần lưu vết đầy đủ các quyết định.
Hội đồng quản trị và ban lãnh đạo
Phiên họp định kỳ với hồ sơ dày, nhiều nội dung cần biểu quyết và nghị quyết phải ban hành ngay sau họp.
Cơ quan nhà nước
Họp giao ban, họp chuyên đề và họp hội đồng có quy trình biên bản chặt chẽ, yêu cầu ký số và lưu trữ đầy đủ.
Bệnh viện, trường học và tổ chức nhiều chi nhánh
Đại biểu ngồi ở nhiều nơi, cần dự họp từ xa nhưng vẫn xem chung một bộ tài liệu và biểu quyết như nhau.
Aidox eMeeting kết nối với hệ thống sẵn có ra sao?
Hệ thống lấy lịch và danh bạ từ hệ thống đơn vị đang dùng, ký số bằng chứng thư số sẵn có và chuyển biên bản đã ký sang hệ thống lưu trữ.
Triển khai Aidox eMeeting mất bao lâu?
Phần lớn đơn vị tổ chức phiên họp chính thức đầu tiên trong vòng vài tuần, vì hệ thống bám theo quy trình họp sẵn có, không yêu cầu thay đổi cách làm việc.
Chuẩn hóa quy trình họp
Chốt các loại phiên họp, vai trò, mẫu chương trình họp và mẫu biên bản đang dùng.
Cài đặt và cấu hình thiết bị
Cài đặt hệ thống trên hạ tầng nội bộ, cấu hình máy tính bảng phòng họp, kết nối chứng thư số và tài khoản người dùng.
Chạy thử rồi chạy thật
Chạy thử một phiên họp có chuyên gia hỗ trợ tại chỗ, chỉnh lại mẫu biên bản, sau đó áp dụng cho các phiên tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp về Aidox eMeeting
Những câu hỏi khách hàng đặt ra nhiều nhất khi tìm hiểu Aidox eMeeting.
Còn câu hỏi khác?
contact@aidox.vnĐại biểu có cần cài ứng dụng riêng không?
Không bắt buộc. Aidox eMeeting chạy trên trình duyệt của máy tính bảng, điện thoại và máy tính. Đơn vị muốn khóa thiết bị phòng họp theo chính sách bảo mật có thể dùng thêm ứng dụng cài sẵn trên máy tính bảng.
Tài liệu mật có bị lộ khi phát cho đại biểu không?
Tài liệu chỉ mở được trong thời gian phiên họp và theo đúng danh sách đại biểu. Bản hiển thị có đóng dấu chìm kèm tên tài khoản, hệ thống ghi nhật ký ai mở trang nào lúc nào, và quyền xem thu hồi ngay khi phiên họp kết thúc.
Biểu quyết kín có thật sự kín không?
Với biểu quyết kín, hệ thống chỉ lưu số phiếu theo từng phương án và danh sách người đã bỏ phiếu, không lưu liên kết giữa người bỏ phiếu và lựa chọn; quản trị viên cũng không xem được ai chọn gì.
Biên bản họp có ký số ngay trong phiên được không?
Được. Thư ký chốt biên bản ngay trong phiên, chủ tọa ký số bằng USB token hoặc ký số tập trung qua HSM, sau đó hệ thống ban hành bản đã ký cho những người liên quan.
Mất mạng giữa phiên họp thì sao?
Tài liệu đã tải về thiết bị vẫn đọc được và ghi chú vẫn lưu trên máy. Khi có kết nối trở lại, ghi chú và phiếu biểu quyết chưa gửi được đồng bộ lên hệ thống, không phải làm lại.
Hệ thống có chạy trên máy chủ nội bộ không?
Có. Aidox eMeeting cài đặt trên hạ tầng của đơn vị, kể cả mạng nội bộ không kết nối Internet, đáp ứng phiên họp có nội dung mật.
Chạy thử một phiên họp không giấy tại đơn vị
Đơn vị gửi chương trình họp và mẫu biên bản đang dùng, chuyên gia Aidox dựng sẵn phiên họp mẫu để chạy thử trong 30 phút.