Aidox eMeeting, Hệ thống phòng họp không giấy
Aidox eMeeting là phần mềm phòng họp không giấy dành cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Hệ thống thay tập tài liệu in bằng bộ hồ sơ họp trên máy tính bảng, cho phép đại biểu đọc tài liệu, ghi chú riêng, biểu quyết và ký biên bản ngay trong phiên họp. Thư ký dựng chương trình nghị sự, phát tài liệu, chốt kết luận và ban hành biên bản trên cùng một màn hình.
Aidox eMeeting giải quyết vấn đề gì?
Chi phí thật của một cuộc họp nằm ở khâu chuẩn bị và khâu ra biên bản, không nằm ở thời gian ngồi họp.
In tài liệu tới sát giờ họp
Mỗi phiên họp in vài trăm trang cho hàng chục đại biểu. Nội dung sửa lúc gần họp là phải in lại toàn bộ.
Tài liệu mật đi ra khỏi phòng
Tài liệu in phát ra rồi thì không thu hồi được, cũng không biết bản nào đang nằm ở đâu sau khi họp xong.
Biên bản ra chậm nhiều ngày
Thư ký ghi tay rồi về gõ lại, gửi đi lấy ý kiến, chờ ký. Kết luận chỉ tới tay người thực hiện sau vài ngày.
Aidox eMeeting có những tính năng chính nào?
Một phiên họp đi trọn vòng, từ giấy mời cho tới biên bản đã ký, trong cùng một hệ thống.
| Nhóm tính năng | Aidox eMeeting làm được gì |
|---|---|
| Chuẩn bị phiên họp | Dựng chương trình nghị sự theo từng nội dung, gửi giấy mời, phân vai chủ trì, thư ký và đại biểu, theo dõi phản hồi tham dự. |
| Hồ sơ tài liệu | Gắn tài liệu vào từng nội dung, luôn phát bản mới nhất, thu hồi quyền xem ngay khi phiên họp kết thúc. |
| Trên thiết bị của đại biểu | Đọc tài liệu, ghi chú riêng tư, đánh dấu trang, bật chế độ đồng bộ trang theo người đang trình bày. |
| Biểu quyết | Biểu quyết công khai hoặc kín theo từng nội dung, hiển thị kết quả tức thì và lưu vào biên bản. |
| Điểm danh và phát biểu | Điểm danh điện tử, đăng ký phát biểu theo thứ tự, hẹn giờ cho từng lượt phát biểu. |
| Biên bản họp | Soạn biên bản theo mẫu ngay trong phiên, chốt kết luận và việc cần làm, ký số rồi ban hành cho người liên quan. |
| Họp kết hợp | Đại biểu ở xa tham dự qua đường truyền trực tuyến, vẫn xem cùng bộ tài liệu và biểu quyết như người dự trực tiếp. |
| Bảo mật | Đánh dấu tài liệu mật, đóng dấu chìm theo tài khoản, nhật ký truy cập từng trang, cài đặt trên hạ tầng nội bộ. |
Aidox eMeeting phù hợp với đơn vị nào?
Đơn vị họp nhiều, họp có hồ sơ dày và cần lưu vết đầy đủ những gì đã quyết.
Hội đồng quản trị và ban lãnh đạo
Phiên họp định kỳ với hồ sơ dày, nhiều nội dung cần biểu quyết và nghị quyết phải ban hành ngay sau họp.
Cơ quan nhà nước
Họp giao ban, họp chuyên đề và họp hội đồng có quy trình biên bản chặt chẽ, yêu cầu ký số và lưu trữ đầy đủ.
Bệnh viện, trường học và tổ chức nhiều chi nhánh
Đại biểu ngồi ở nhiều nơi, cần dự họp từ xa nhưng vẫn xem chung một bộ tài liệu và biểu quyết như nhau.
Aidox eMeeting kết nối với hệ thống sẵn có ra sao?
Hệ thống lấy lịch và danh bạ từ nơi bạn đang quản lý, ký số bằng chứng thư sẵn có và đẩy biên bản đã ký sang hệ thống lưu trữ.
Triển khai Aidox eMeeting mất bao lâu?
Phần lớn đơn vị chạy phiên họp thật đầu tiên trong vòng vài tuần, vì hệ thống bám theo quy trình họp sẵn có chứ không bắt đổi cách làm việc.
Chuẩn hóa quy trình họp
Chốt các loại phiên họp, vai trò, mẫu chương trình nghị sự và mẫu biên bản đang dùng.
Cài đặt và cấu hình thiết bị
Dựng hệ thống trên hạ tầng nội bộ, cấu hình máy tính bảng phòng họp, nối chứng thư số và tài khoản người dùng.
Chạy thử rồi chạy thật
Chạy thử một phiên họp có người hỗ trợ tại chỗ, chỉnh lại mẫu biên bản, sau đó áp dụng cho các phiên tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp về Aidox eMeeting
Những câu khách hàng hỏi nhiều nhất khi tìm hiểu Aidox eMeeting.
Còn câu hỏi khác?
contact@aidox.vnĐại biểu có cần cài ứng dụng riêng không?
Không bắt buộc. Aidox eMeeting chạy trên trình duyệt của máy tính bảng, điện thoại và máy tính. Đơn vị nào muốn khóa thiết bị phòng họp theo chính sách bảo mật thì dùng thêm ứng dụng cài sẵn trên máy tính bảng.
Tài liệu mật có bị lộ khi phát cho đại biểu không?
Tài liệu chỉ mở được trong thời gian phiên họp và theo đúng danh sách đại biểu. Bản hiển thị có đóng dấu chìm kèm tên tài khoản, hệ thống ghi nhật ký ai mở trang nào lúc nào, và quyền xem thu hồi ngay khi phiên họp kết thúc.
Biểu quyết kín có thật sự kín không?
Với biểu quyết kín, hệ thống chỉ lưu số phiếu theo từng phương án và danh sách người đã bỏ phiếu, không lưu liên kết giữa người bỏ phiếu và lựa chọn. Người quản trị cũng không xem được ai chọn gì.
Biên bản họp có ký số ngay trong phiên được không?
Được. Thư ký chốt biên bản ngay trong phiên, chủ trì ký số bằng USB Token hoặc chữ ký số tập trung qua HSM, rồi hệ thống ban hành bản đã ký cho những người liên quan.
Mất mạng giữa phiên họp thì sao?
Tài liệu đã tải về thiết bị vẫn đọc được và ghi chú vẫn lưu tại chỗ. Khi kết nối trở lại, ghi chú và phiếu biểu quyết chưa gửi được đồng bộ lên hệ thống, không phải làm lại từ đầu.
Hệ thống có chạy trên máy chủ nội bộ không?
Có. Aidox eMeeting cài trên hạ tầng của đơn vị, kể cả mạng nội bộ không kết nối internet, phù hợp với phiên họp có nội dung mật.
Chạy thử một phiên họp không giấy tại đơn vị bạn
Gửi chương trình nghị sự và mẫu biên bản đang dùng, chuyên gia Aidox sẽ dựng sẵn phiên họp mẫu để demo trong 30 phút.