Aidox Corpus, phần mềm quản lý tài liệu thông minh
Aidox Corpus là phần mềm quản lý tài liệu thông minh dành cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước tại Việt Nam. Hệ thống tiếp nhận cả hồ sơ giấy và file điện tử, dùng OCR tiếng Việt và AI để đọc nội dung, tự động phân loại, gán thẻ và lập chỉ mục toàn văn, nhờ đó người dùng tìm đúng tài liệu trong vài giây thay vì mở từng thư mục. Đây là sản phẩm chủ lực của Aidox và được cài đặt hoàn toàn trên hạ tầng của khách hàng.
Aidox Corpus giải quyết vấn đề gì?
Ba vướng mắc gặp ở hầu hết đơn vị có kho tài liệu lớn.
Tài liệu nằm rải rác
Hồ sơ giấy nằm trong tủ, file điện tử nằm trên ổ đĩa chia sẻ, bản mới nhất nằm trong hộp thư của một người; không ai chắc mình đang giữ đúng phiên bản.
Tìm một hồ sơ mất cả buổi
Tên file đặt không theo quy tắc, bản scan không có nội dung để tìm kiếm. Muốn tra một điều khoản trong hợp đồng cũ, nhân viên phải mở từng file.
Không kiểm soát được ai xem gì
Hồ sơ nhân sự, hợp đồng và dữ liệu khách hàng nằm chung một thư mục. Khi cần biết ai đã mở, ai đã tải, không có nhật ký nào để đối chiếu.
Aidox Corpus có những tính năng chính nào?
Toàn bộ vòng đời tài liệu, từ khi scan vào đến khi hết hạn lưu trữ, được quản lý trong một hệ thống.
| Nhóm tính năng | Aidox Corpus làm được gì |
|---|---|
| Số hóa và OCR | Scan hàng loạt từ máy scan, OCR tiếng Việt có dấu, xử lý được bản scan mờ hoặc nghiêng, đọc file PDF, ảnh và file Office. |
| Phân loại tự động | AI nhận diện loại tài liệu, tách bộ hồ sơ nhiều trang thành từng văn bản, gán thẻ và điền sẵn thông tin mô tả. |
| Tìm kiếm | Tìm toàn văn và tìm theo ngữ nghĩa, lọc theo phòng ban, thời gian, loại tài liệu và người ban hành. |
| Hỏi đáp trên tài liệu | Người dùng đặt câu hỏi bằng tiếng Việt, hệ thống trả lời kèm trích dẫn tới đúng trang trong đúng tài liệu. |
| Phân quyền và bảo mật | Phân quyền theo cơ cấu tổ chức tới từng thư mục, ghi nhật ký truy cập đầy đủ, đóng dấu chìm khi xem và khi in. |
| Vòng đời tài liệu | Quản lý phiên bản, quy trình phê duyệt trước khi ban hành, thời hạn lưu trữ và thủ tục tiêu hủy theo quy định nội bộ. |
| Tích hợp | REST API, webhook, đồng bộ tài khoản qua Active Directory hoặc LDAP, đăng nhập một lần, kết nối ERP và phần mềm nghiệp vụ sẵn có. |
| Triển khai | Cài đặt trên máy chủ nội bộ, đám mây riêng hoặc môi trường không kết nối Internet; không gửi tài liệu ra dịch vụ bên ngoài. |
Aidox Corpus phù hợp với đơn vị nào?
Sản phẩm dành cho đơn vị có kho tài liệu lớn, nhiều phòng ban và yêu cầu dữ liệu không được rời khỏi hệ thống nội bộ.
Doanh nghiệp lớn và tập đoàn
Nhiều công ty thành viên, mỗi nơi giữ một kho hồ sơ riêng. Corpus tập trung về một nơi và phân quyền theo đúng cơ cấu tổ chức.
Ngân hàng, bảo hiểm và y tế
Hồ sơ khách hàng và bệnh án cần lưu trữ dài hạn, tra cứu nhanh, có nhật ký truy cập và không được rời khỏi hạ tầng nội bộ.
Cơ quan nhà nước
Khối lượng văn bản lớn, quy định lưu trữ chặt chẽ, hạ tầng thường không kết nối Internet. Corpus hoạt động được trong môi trường này.
Aidox Corpus kết nối với hệ thống sẵn có ra sao?
Corpus không thay thế hệ thống đơn vị đang dùng. Hệ thống đứng ở tầng tài liệu, tiếp nhận file từ mọi nguồn và chuyển dữ liệu đã trích xuất sang nơi cần dùng qua API.
Triển khai Aidox Corpus mất bao lâu?
Dự án đầu tiên thường vận hành chính thức sau khoảng bốn tuần kể từ buổi khởi động. Các giai đoạn mở rộng sau đó ngắn hơn vì đã có nền tảng.
Tuần 1, khảo sát và cài đặt
Chốt danh mục loại tài liệu, cơ cấu phòng ban và ma trận phân quyền; cài đặt hệ thống lên máy chủ của đơn vị hoặc đám mây riêng.
Tuần 2 và 3, nạp dữ liệu
Nạp kho tài liệu hiện có, chạy OCR theo lô, hiệu chỉnh bộ phân loại và bộ trích xuất trên chính mẫu tài liệu của đơn vị.
Tuần 4, đào tạo và nghiệm thu
Đào tạo quản trị viên và người dùng, kết nối API với các hệ thống liên quan, nghiệm thu và chuyển sang vận hành chính thức.
Câu hỏi thường gặp về Aidox Corpus
Những câu hỏi khách hàng đặt ra nhiều nhất khi tìm hiểu Aidox Corpus.
Còn câu hỏi khác?
contact@aidox.vnAidox Corpus khác gì so với ổ đĩa chia sẻ hoặc SharePoint?
Ổ đĩa chia sẻ chỉ lưu file, còn Aidox Corpus hiểu nội dung bên trong file. Mọi tài liệu đưa vào đều được OCR, phân loại, trích xuất thông tin chính và lập chỉ mục, nên người dùng tìm theo nội dung chứ không chỉ theo tên file. Corpus còn quản lý phiên bản, quy trình phê duyệt và thời hạn lưu trữ, những chức năng ổ đĩa chia sẻ không có.
Aidox Corpus đọc được bản scan mờ và chữ viết tay không?
Bản scan mờ, nghiêng hoặc ảnh chụp bằng điện thoại đều xử lý được nhờ bước chuẩn hóa ảnh trước khi OCR. Chữ viết tay đọc được ở mức hạn chế, tốt nhất với chữ in rời nét trên biểu mẫu có ô. Với tài liệu viết tay tự do, Aidox đo thử trên chính mẫu của đơn vị trước khi cam kết con số.
Tài liệu có bị gửi ra ngoài để xử lý AI không?
Không. Toàn bộ OCR, mô hình AI, chỉ mục tìm kiếm và kho lưu trữ đều cài đặt trên hạ tầng của đơn vị. Hệ thống hoạt động cả trong môi trường không kết nối Internet, đáp ứng yêu cầu của ngân hàng và cơ quan nhà nước.
Kho tài liệu lớn tới đâu thì Aidox Corpus vẫn chạy tốt?
Hệ thống được thiết kế cho quy mô hàng triệu tài liệu. Chỉ mục tìm kiếm tách riêng khỏi kho lưu trữ nên có thể mở rộng bằng cách thêm máy chủ thay vì nâng cấp một máy duy nhất. Cấu hình cụ thể được tính theo số trang hiện có và lượng tài liệu nạp mỗi ngày.
Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ có phức tạp không?
Aidox Corpus nhận dữ liệu qua thư mục, qua API hoặc đọc trực tiếp cơ sở dữ liệu cũ. Phần lớn dự án nạp dữ liệu lịch sử theo lô trong lúc hai hệ thống chạy song song; người dùng vẫn làm việc bình thường trên hệ thống cũ cho đến khi nghiệm thu.
Chi phí Aidox Corpus tính thế nào?
Chi phí phụ thuộc số người dùng, số trang xử lý mỗi năm và hình thức triển khai. Aidox báo giá theo từng dự án sau buổi khảo sát; liên hệ contact@aidox.vn để nhận báo giá theo quy mô của đơn vị.
Xem Aidox Corpus chạy trên chính tài liệu của đơn vị
Đơn vị gửi một bộ tài liệu thực tế, chuyên gia Aidox cấu hình và chạy thử trực tiếp trong buổi làm việc 30 phút.