Aidox Corpus, Hệ thống quản lý tài liệu thông minh
Aidox Corpus là phần mềm quản lý tài liệu thông minh dành cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước tại Việt Nam. Hệ thống nhận cả hồ sơ giấy lẫn tệp số, dùng OCR tiếng Việt và AI để đọc nội dung, tự động phân loại, gắn thẻ rồi lập chỉ mục toàn văn, nhờ đó nhân viên tìm đúng tài liệu trong vài giây thay vì lục từng thư mục. Đây là sản phẩm chủ lực của Aidox và chạy trọn vẹn trên hạ tầng của khách hàng.
Aidox Corpus giải quyết vấn đề gì?
Ba vướng mắc lặp lại ở gần như mọi tổ chức có kho tài liệu lớn.
Tài liệu nằm rải rác
Hồ sơ giấy nằm trong tủ, tệp mềm nằm trong ổ đĩa chia sẻ, bản mới nhất nằm trong hộp thư của một người. Không ai chắc mình đang cầm đúng phiên bản.
Tìm một hồ sơ mất cả buổi
Tên tệp đặt tùy hứng, bản scan không có nội dung để tìm kiếm. Muốn tra lại một điều khoản trong hợp đồng cũ thì phải mở từng tệp một.
Không kiểm soát được ai xem gì
Hồ sơ nhân sự, hợp đồng và dữ liệu khách hàng nằm chung một thư mục. Khi cần truy vết ai đã mở, ai đã tải thì không có nhật ký nào để đối chiếu.
Aidox Corpus có những tính năng chính nào?
Toàn bộ vòng đời tài liệu, từ lúc quét vào tới lúc hết hạn lưu trữ, nằm trong một hệ thống.
| Nhóm tính năng | Aidox Corpus làm được gì |
|---|---|
| Số hóa và OCR | Quét hàng loạt từ máy scan, OCR tiếng Việt có dấu, xử lý bản scan mờ hoặc nghiêng, đọc PDF, ảnh và tệp Office. |
| Phân loại tự động | AI nhận diện loại tài liệu, tách bộ hồ sơ nhiều trang thành từng văn bản, gắn thẻ và điền sẵn thông tin mô tả. |
| Tìm kiếm | Tìm toàn văn và tìm theo ngữ nghĩa, lọc theo phòng ban, thời gian, loại tài liệu và người ban hành. |
| Hỏi đáp trên tài liệu | Đặt câu hỏi bằng tiếng Việt, hệ thống trả lời kèm trích dẫn tới đúng trang trong đúng tài liệu. |
| Phân quyền và bảo mật | Phân quyền theo cây tổ chức tới từng thư mục, nhật ký truy cập đầy đủ, đóng dấu chìm khi xem và khi in. |
| Vòng đời tài liệu | Quản lý phiên bản, luồng duyệt trước khi ban hành, hạn lưu trữ và quy trình tiêu hủy theo quy định nội bộ. |
| Tích hợp | REST API, webhook, đồng bộ tài khoản qua Active Directory hoặc LDAP, đăng nhập một lần, kết nối ERP và phần mềm nghiệp vụ sẵn có. |
| Triển khai | Cài trên máy chủ nội bộ, private cloud hoặc môi trường tách biệt internet. Không gửi tài liệu ra dịch vụ bên ngoài. |
Aidox Corpus phù hợp với đơn vị nào?
Sản phẩm sinh ra cho tổ chức có kho tài liệu lớn, nhiều phòng ban và yêu cầu dữ liệu không được rời khỏi hệ thống nội bộ.
Doanh nghiệp lớn và tập đoàn
Nhiều công ty thành viên, mỗi nơi giữ một kho hồ sơ riêng. Corpus gom về một chỗ và phân quyền theo đúng cây tổ chức.
Ngân hàng, bảo hiểm và y tế
Hồ sơ khách hàng và bệnh án cần lưu trữ dài hạn, tra cứu nhanh, có nhật ký truy cập và tuyệt đối không rời khỏi hạ tầng nội bộ.
Cơ quan nhà nước
Khối lượng văn bản lớn, quy định lưu trữ chặt chẽ, hạ tầng thường tách biệt internet. Corpus chạy được trong môi trường không kết nối ra ngoài.
Aidox Corpus kết nối với hệ thống sẵn có ra sao?
Corpus không thay thế hệ thống bạn đang chạy. Nó đứng ở tầng tài liệu, nhận tệp từ mọi nguồn và trả dữ liệu đã bóc tách sang nơi cần dùng qua API.
Triển khai Aidox Corpus mất bao lâu?
Dự án đầu tiên thường chạy chính thức sau khoảng bốn tuần kể từ buổi kickoff. Các giai đoạn mở rộng sau đó gọn hơn vì đã có nền.
Tuần 1, khảo sát và cài đặt
Chốt danh mục loại tài liệu, cây phòng ban và ma trận quyền. Cài hệ thống lên máy chủ của bạn hoặc private cloud.
Tuần 2 và 3, nạp dữ liệu
Nạp kho tài liệu hiện có, chạy OCR theo lô, hiệu chỉnh bộ phân loại và bộ trích xuất trên chính mẫu tài liệu của bạn.
Tuần 4, đào tạo và nghiệm thu
Đào tạo quản trị viên và người dùng cuối, nối API sang hệ thống liên quan, nghiệm thu rồi chuyển sang chạy thật.
Câu hỏi thường gặp về Aidox Corpus
Những câu khách hàng hỏi nhiều nhất khi tìm hiểu Aidox Corpus.
Còn câu hỏi khác?
contact@aidox.vnAidox Corpus khác gì so với ổ đĩa chia sẻ hoặc SharePoint?
Ổ đĩa chia sẻ lưu tệp, còn Aidox Corpus hiểu nội dung bên trong tệp. Mọi tài liệu đưa vào đều được OCR, phân loại, bóc tách thông tin chính và lập chỉ mục, nên bạn tìm theo nội dung và theo ngữ nghĩa chứ không chỉ theo tên tệp. Corpus còn quản lý phiên bản, luồng duyệt và hạn lưu trữ, những thứ ổ đĩa chia sẻ không có.
Aidox Corpus đọc được bản scan mờ và chữ viết tay không?
Bản scan mờ, nghiêng hoặc ảnh chụp bằng điện thoại đều xử lý được nhờ bước chuẩn hóa ảnh trước khi OCR. Chữ viết tay đọc được ở mức hạn chế, tốt nhất với chữ in rời nét trên biểu mẫu có ô. Với tài liệu viết tay tự do, chúng tôi đo thử trên chính mẫu của bạn trước khi cam kết con số.
Tài liệu có bị gửi ra ngoài để xử lý AI không?
Không. Toàn bộ OCR, mô hình AI, chỉ mục tìm kiếm và kho lưu trữ đều cài trên hạ tầng của bạn. Hệ thống chạy được cả trong môi trường không kết nối internet, phù hợp với ngân hàng và khu vực công.
Kho tài liệu lớn tới đâu thì Aidox Corpus vẫn chạy tốt?
Hệ thống thiết kế cho quy mô hàng triệu tài liệu. Chỉ mục tìm kiếm tách riêng khỏi kho lưu trữ nên mở rộng bằng cách thêm máy thay vì phải nâng cấp một máy chủ duy nhất. Cấu hình cụ thể được tính theo số trang hiện có và lưu lượng nạp mỗi ngày.
Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ có phức tạp không?
Aidox Corpus nhận dữ liệu qua thư mục, qua API hoặc đọc trực tiếp cơ sở dữ liệu cũ. Phần lớn dự án nạp lịch sử theo lô trong lúc chạy song song, người dùng vẫn làm việc bình thường trên hệ thống cũ cho tới khi nghiệm thu xong.
Chi phí Aidox Corpus tính thế nào?
Chi phí phụ thuộc số người dùng, số trang xử lý mỗi năm và hình thức triển khai. Aidox báo giá theo từng dự án sau buổi khảo sát, liên hệ contact@aidox.vn để nhận báo giá cho quy mô của bạn.
Xem Aidox Corpus chạy trên chính tài liệu của bạn
Gửi một bộ tài liệu thật, chuyên gia Aidox sẽ cấu hình và demo trực tiếp trong buổi làm việc 30 phút.