Hóa đơn đến từ email, máy scan hoặc file đính kèm được hệ thống tự động trích xuất các trường dữ liệu cần thiết: số hóa đơn, ngày phát hành, mã số thuế nhà cung cấp, dòng hàng hóa, thuế giá trị gia tăng và tổng tiền. Kết quả được chuyển vào SAP, Misa, Bravo hoặc Fast, không cần nhập liệu thủ công.
Hệ thống đọc cả ba định dạng phổ biến: hóa đơn điện tử XML, hóa đơn giấy đã scan và ảnh chụp từ điện thoại. Mô hình được huấn luyện trên hơn 200 mẫu hóa đơn của nhà cung cấp Việt Nam, đạt độ chính xác trên 98% với hóa đơn chuẩn.
Hệ thống tự kiểm tra các điều kiện nghiệp vụ: mã số thuế đúng định dạng, tổng tiền bằng tổng dòng hàng, mức thuế giá trị gia tăng đúng quy định, ngày hóa đơn trong khoảng cho phép. Trường hợp bất thường được chuyển sang hàng đợi để bộ phận kế toán thẩm định.
Hóa đơn đã trích xuất được đưa vào SAP, Oracle, Misa, Bravo hoặc Fast qua API hoặc file XML. Với phần mềm kế toán tự phát triển, cơ chế webhook cho phép tích hợp trong vài ngày làm việc.
Doanh nghiệp cung cấp vài hóa đơn thực tế từ nhà cung cấp, chuyên gia Aidox trích xuất trực tiếp và tích hợp thử vào môi trường thử nghiệm ERP trong buổi chạy thử 30 phút.
