Chọn hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho cơ quan nhà nước: bảy yêu cầu từ thực tế triển khai

Bối cảnh: hệ thống cũ, bộ máy mới

Số liệu trên do Bộ Thông tin và Truyền thông, cơ quan thường trực Ủy ban quốc gia về chuyển đổi số, công bố: riêng năm 2022, trên 6,5 triệu văn bản điện tử được gửi, nhận qua Trục liên thông văn bản quốc gia, gấp 2,8 lần năm 2021. Hầu hết cơ quan nhà nước đã gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục. Tại Hà Nội, hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố được dùng chung cho tất cả sở, ban, ngành cùng UBND các quận, huyện, thị xã và các xã, phường, thị trấn, với mục tiêu 90% hồ sơ công việc tại cấp thành phố, 80% tại cấp huyện và 60% tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng, trừ hồ sơ thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Song, việc sắp xếp tổ chức bộ máy, không còn cấp huyện, đặt ra hai việc cùng lúc cho các địa phương. Thứ nhất là tổ chức lại hệ thống quản lý văn bản theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp; Bộ Khoa học và Công nghệ tại Công văn 687/BKHCN-CĐSQG đề nghị địa phương rà soát, tổ chức lại các nền tảng số, hệ thống thông tin đang vận hành để sẵn sàng hoạt động ngay khi quyết định tổ chức lại đơn vị hành chính có hiệu lực. Thứ hai là số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động, theo văn bản 851/BNV-CVT ngày 1/4/2025 của Bộ Nội vụ. Khối lượng không nhỏ. Tại Quảng Ngãi, Sở Nội vụ tỉnh thống kê tài liệu cấp huyện sau sáp nhập hơn 31.270 mét giá, trong đó hơn 21.340 mét chưa chỉnh lý. Nghệ An lên kế hoạch số hóa 1.825.700 trang A4 trong năm 2026 và 1.963.000 trang trong năm 2027 cho các huyện cũ, theo Báo Nhân Dân.

Từ các dự án đã triển khai cho khối sở, ban, ngành và ủy ban nhân dân, đội ngũ Aidox cho rằng khi chọn hệ thống, cơ quan cần đối chiếu bảy yêu cầu dưới đây, mỗi yêu cầu tương ứng với một quy định hoặc một tình huống vận hành cụ thể.

1. Cơ cấu tổ chức nhiều cấp, thẩm quyền theo vị trí

Ủy ban nhân dân tỉnh có các sở, ban, ngành; mỗi sở có các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc; mỗi phòng có chuyên viên phụ trách. Hệ thống cần mô hình hóa được cơ cấu từ ba đến năm cấp này và quy thẩm quyền xử lý, xem, ký số theo vị trí công tác thay vì theo từng tài khoản. Khi điều động, luân chuyển cán bộ, thẩm quyền đi theo vị trí mới, cơ quan không phải cấu hình lại từng loại văn bản. Ở các hệ thống quy quyền theo từng tài khoản, mỗi đợt luân chuyển kéo theo nhiều ngày chỉnh sửa thủ công.

2. Quy trình văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thống nhất về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó, hệ thống phải tiếp nhận, đăng ký văn bản đến vào sổ, trình lãnh đạo phân công xử lý và chuyển đến đơn vị, cá nhân được giao; văn bản đi được soạn thảo theo thể thức, cấp số, ký số và phát hành; văn bản nội bộ luân chuyển theo quy trình đã thiết lập. Toàn bộ thao tác tiếp nhận, phân công, phê duyệt, ký số phải được lưu vết và không chỉnh sửa được, làm căn cứ khi kiểm tra, thanh tra. Hệ thống đồng thời phải thống kê được tình hình xử lý đúng hạn, quá hạn theo từng đơn vị và từng cá nhân, đáp ứng yêu cầu rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ hiệu quả.

3. Ký số đủ ba hình thức

Tính đến cuối tháng 8, Việt Nam có hơn 33,6 triệu chứng thư chữ ký số, tương đương 48,65% dân số trưởng thành, theo Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC). Với cơ quan nhà nước, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức. Thực tế, cơ quan nhà nước ký bằng chứng thư số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp; lãnh đạo ký cá nhân bằng thiết bị lưu khóa bí mật (USB token); các đơn vị có khối lượng văn bản lớn như văn phòng ủy ban, sở tài chính cần ký số tập trung qua thiết bị HSM để không phải cắm token cho từng văn bản. Hệ thống phải hỗ trợ cả ba hình thức và kiểm tra hiệu lực chữ ký số của văn bản đến ngay khi tiếp nhận, tránh trường hợp văn bản có chữ ký hết hạn hoặc bị thu hồi vẫn được chuyển xử lý.

4. Xử lý văn bản trên thiết bị di động

Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trần Sỹ Thanh đã yêu cầu lãnh đạo các sở, ban, ngành và địa phương trực tiếp xử lý văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, sử dụng chữ ký số cá nhân theo quy định về công tác văn thư, theo VietnamNet. Lãnh đạo cấp sở, cấp tỉnh dành phần lớn thời gian cho họp và công tác, nên nếu việc ký chỉ thực hiện được trên máy tính để bàn thì văn bản chờ tới khi lãnh đạo về cơ quan và thời hạn xử lý bị kéo dài theo. Hệ thống cần cho phép xem văn bản, cho ý kiến, ký số và ban hành trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Với Aidox eOffice, chức năng này được thiết kế mặc định vì số liệu vận hành tại các đơn vị cho thấy phần lớn lượt phê duyệt của lãnh đạo diễn ra ngoài phòng làm việc.

5. Cài đặt tại trung tâm dữ liệu của cơ quan, hoạt động trong mạng nội bộ

Yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn thông tin không cho phép dữ liệu văn bản của cơ quan được xử lý trên hạ tầng bên ngoài. Hệ thống phải được cài đặt tại trung tâm dữ liệu của cơ quan hoặc trung tâm dữ liệu của tỉnh, hoạt động đầy đủ trong mạng nội bộ không kết nối Internet đối với các hệ thống xử lý văn bản mật. Cần lưu ý các chức năng ứng dụng AI như tóm tắt văn bản, tìm kiếm theo nội dung: mô hình phải chạy trên máy chủ của cơ quan, không gọi tới dịch vụ của OpenAI hay nhà cung cấp cloud nước ngoài. Theo đội ngũ Aidox, một số sản phẩm được giới thiệu là cài đặt tại chỗ nhưng phần AI vẫn gửi dữ liệu ra ngoài, và chỉ khi ngắt kết nối Internet của máy chủ trong buổi chạy thử mới phát hiện được.

6. Số hóa tài liệu lưu trữ tồn đọng

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản điện tử bao gồm cả văn bản được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Khối tài liệu cấp huyện cũ nêu ở phần đầu phần lớn được soạn bằng bảng mã VNI hoặc TCVN3 trước khi Unicode được áp dụng thống nhất, nên phần mềm OCR thông thường đọc thành ký tự lỗi. Hệ thống số hóa cần đọc được các bảng mã này, tự gán số ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành cho từng văn bản và lập chỉ mục toàn văn để tra cứu theo nội dung trên kho hàng triệu trang. Ở Aidox, phần việc này do Aidox Corpus đảm nhiệm, dùng chung cơ cấu tổ chức và phân quyền với Aidox eOffice, để tài liệu lưu trữ và văn bản đang xử lý được tra cứu trên cùng một hệ thống.

7. Liên thông và tích hợp

Hệ thống phải kết nối, liên thông gửi nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia theo mã định danh điện tử của cơ quan; tích hợp với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, hệ thống thông tin báo cáo và các hệ thống dùng chung khác của tỉnh, bộ; đồng bộ danh bạ cán bộ từ hệ thống quản lý cán bộ, công chức hoặc thư mục Active Directory để không phải nhập lại. Trong buổi khảo sát, danh sách đơn vị đã kết nối Trục liên thông, giao thức tích hợp và đầu mối liên hệ tại các đơn vị đó là nội dung cần được nhà cung cấp nêu rõ để xác minh.

Kiểm tra trong buổi chạy thử

Tài liệu giới thiệu của các nhà cung cấp đều nêu đáp ứng đủ các yêu cầu trên. Để đánh giá thực chất, đội ngũ Aidox đề xuất cơ quan yêu cầu thực hiện năm thao tác sau trên hệ thống thật trong buổi chạy thử.

Thao tác yêu cầu	Nội dung đánh giá
Tiếp nhận một văn bản đến, phân công xử lý cho hai phòng, ký số bằng token thật.	Lưu vết có ghi đủ người thực hiện, thao tác, thời điểm; có chỉnh sửa được lưu vết hay không.
Điều động một cán bộ sang vị trí khác.	Số vị trí cấu hình phải chỉnh sửa thủ công sau điều động.
Ngắt kết nối Internet của máy chủ chạy thử.	Chức năng nào ngừng hoạt động, đặc biệt là các chức năng AI.
Đưa vào bản scan một văn bản cũ soạn bằng bảng mã VNI.	Có tra cứu được văn bản đó theo nội dung hay không.
Đăng nhập hệ thống trên điện thoại của lãnh đạo.	Có xem, cho ý kiến và ký số được hay không.

Thời gian triển khai

Theo số liệu các dự án Aidox eOffice đã thực hiện, một đơn vị cấp sở hoặc ủy ban nhân dân cấp huyện trước đây thường vận hành chính thức sau bốn đến sáu tuần, gồm khảo sát quy trình văn bản, thiết lập cơ cấu tổ chức và ma trận thẩm quyền, chuyển đổi dữ liệu văn bản từ hệ thống cũ, tập huấn và nghiệm thu. Đơn vị nhiều cấp, nhiều đơn vị trực thuộc được triển khai theo từng đợt. Trước khi ký hợp đồng, cơ quan có thể yêu cầu chạy thử tại trung tâm dữ liệu của mình trên một cụm ba máy chủ với bộ hồ sơ mẫu thực tế, có sự tham gia của bộ phận an toàn thông tin để xác nhận đáp ứng yêu cầu bảo mật.

Thông tin về giải pháp của Aidox cho khu vực công được trình bày tại trang giải pháp cho cơ quan nhà nước.